Termini e Condizioni di Utilizzo

Beaukee.com e book.beaukee.com (SaaS)

Ultimo aggiornamento: 22 settembre 2025

Premessa

Le presenti Condizioni Generali di Utilizzo (di seguito, le “Condizioni”) disciplinano l’accesso e l’utilizzo della piattaforma software-as-a-service denominata “Beaukee” (di seguito, il “Servizio”) erogata da Collaborazioni Digitali S.r.l., con sede legale in Via Ludovico Muratori 29, 20135 Milano, P.IVA 11899440967 (di seguito, il “Fornitore”).
Accedendo o utilizzando il Servizio, l’utente (di seguito, “Utente” o “Tu”) dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente le presenti Condizioni. Qualora non intenda accettarle, l’Utente è invitato a non utilizzare il Servizio.

1) Definizioni
Termine Significato
Piattaforma / Servizio: La soluzione online messa a disposizione dal Fornitore che consente la gestione di appuntamenti, prenotazioni, cancellazioni, ricezione di pagamenti, sincronizzazione con calendari esterni, invio notifiche, reportistica. Include beaukee.com e book.beaukee.com.
Utente: La persona fisica o giuridica che si registra e usufruisce del Servizio (comprende sia i Saloni/Professionisti [Utente] sia i Clienti finali).
Utente/Professionista: L’attività che utilizza il Servizio per offrire e gestire prenotazioni dei propri servizi.
Cliente finale: La persona che prenota i servizi dell'Utente tramite la Piattaforma.
Account: Il profilo registrato dell’Utente per accedere al Servizio.
Commissione/Canone: Il corrispettivo dovuto dall'Utente al Fornitore secondo piano sottoscritto o listino vigente.
Gateway di Pagamento: Il servizio esterno incaricato di processare i pagamenti effettuati tramite la Piattaforma (attualmente: Stripe).
Google Calendar: Servizio di calendario di Google LLC integrato per sincronizzazione bidirezionale degli appuntamenti.
Google SSO: Sistema di autenticazione Single Sign-On di Google LLC implementato tramite OAuth 2.0.
PSP: Payment Service Provider terzo (incluso il Gateway di Pagamento) che gestisce le transazioni online.

2) Oggetto del Servizio

Il Servizio è una piattaforma SaaS che consente all'Utente di:

gestire appuntamenti e prenotazioni (creazione, modifica, cancellazione);

sincronizzare i calendari (integrazione bidirezionale con Google Calendar);

inviare notifiche e promemoria (e-mail, SMS o push, ove previsti);

processare pagamenti online tramite il Gateway di Pagamento;

generare report e analisi sulle attività.

Il Fornitore fornisce un servizio di intermediazione tecnica e gestione dei flussi di prenotazione. Il contratto di prestazione dei servizi (es. trattamenti estetici, parrucchiere, ecc.) intercorre esclusivamente tra Cliente finale e l'Utente.

3) Registrazione dell’Account e Sicurezza

3.1 Creazione dell’Account. Per accedere al Servizio, l’Utente deve creare un account fornendo dati veritieri, completi e aggiornati. Registrazione possibile tramite modulo interno o Google SSO.
3.2 Credenziali. L’Utente custodisce le proprie credenziali ed è responsabile di ogni attività svolta tramite il proprio account. Eventuali usi non autorizzati vanno tempestivamente comunicati al Fornitore.
3.3 Verifica identità. Il Fornitore può richiedere informazioni/documenti aggiuntivi per verificare l’identità.
3.4 Sospensione/chiusura. L’Account può essere sospeso o chiuso, anche senza preavviso, in caso di violazioni di legge o delle presenti Condizioni, mancati pagamenti, o rischi per sicurezza/integrità del Servizio.

Per ulteriori disposizioni relative alla gestione delle credenziali e alla sicurezza delle password, si rinvia alla sezione 16-bis (“Gestione delle credenziali, Password Policy e sgravio di responsabilità”).

4) Ruolo della Piattaforma

Beaukee non è parte del rapporto contrattuale tra Cliente finale e l'Utente; non definisce prezzi, disponibilità, qualità dei servizi, politiche di cancellazione o rimborso dell'Utente; non risponde di ritardi, cancellazioni, no-show, inadempimenti o danni connessi alla prestazione indicate e configurate dall'Utente.

5) Corrispettivi, Fatturazione e Pagamenti

5.1 Piani di abbonamento. L’uso del Servizio può richiedere la sottoscrizione di piani con canoni e/o commissioni come da listino vigente o accordo individuale, disponibili nell’area riservata.
5.2 Modalità di pagamento. I pagamenti sono gestiti dal Gateway di Pagamento (PSP). Il Fornitore non memorizza né tratta i dati completi delle carte.
5.3 Rinnovo e disdetta. Salvo diversa indicazione, gli abbonamenti si rinnovano automaticamente alla scadenza. L’Utente può disattivare il rinnovo dall’area personale. La disdetta non dà diritto a rimborso del periodo di fatturazione in corso, salvo diversa previsione di legge.
5.4 Fatturazione e IVA. Importi IVA esclusa salvo diversa indicazione; emissione di fattura elettronica secondo normativa italiana.
5.5 Rimborsi e chargeback. Eventuali rimborsi/chargeback sono gestiti secondo le policy del PSP e la normativa applicabile; eventuali costi/commissioni del PSP possono essere addebitati all'Utente.

6) Prenotazioni, cancellazioni e no-show

Le condizioni di prenotazione (prezzi, durata, anticipo/caparra, cancellazione, penali, rimborsi) sono definite dall'Utente e comunicate al Cliente finale. L’eventuale addebito per no-show segue la politica dell'Utente.
Il diritto di recesso dei consumatori è disciplinato dal Codice del Consumo; per servizi programmati a data e ora specifiche possono applicarsi eccezioni di legge. L'Utente è responsabile delle informazioni ai Clienti finali.

7) Integrazioni con Servizi di Terzi

7.1 Google Calendar. Con l’autorizzazione dell’Utente, la Piattaforma può leggere/scrivere eventi tramite API ufficiali (dati trattati: titolo, descrizione, data/ora, luogo, partecipanti ove previsti).
7.2 Google SSO. Mediante SSO, la Piattaforma riceve dati identificativi di base (nome, e-mail, immagine profilo) nel rispetto della Privacy Policy del Fornitore e di Google LLC.
7.3 Pagamenti online. I pagamenti sono gestiti dal Gateway di Pagamento (attualmente Stripe) secondo i relativi termini.
7.4 Responsabilità. Il Fornitore non è responsabile di malfunzionamenti o interruzioni dei servizi di terzi (es. Google, Stripe).
7.5 Servizio di posta elettronica (SMTP Beaukee) Il Fornitore mette a disposizione un sistema di invio e-mail (SMTP Beaukee) per l’invio automatico di comunicazioni relative alle prenotazioni, tra cui conferme, modifiche, cancellazioni e promemoria ai Clienti finali. L’utilizzo di tale servizio da parte dell'Utente è opzionale e subordinato alle impostazioni configurate all’interno della Piattaforma. Le e-mail inviate tramite SMTP Beaukee sono trasmesse per conto dell'Utente, che rimane l’unico titolare del contenuto e responsabile della correttezza e liceità dei messaggi inviati (inclusi testi, destinatari e finalità). Il Fornitore non garantisce la consegna certa delle e-mail a causa di variabili tecniche indipendenti (es. filtri antispam, configurazioni dei provider destinatari, limiti dei server terzi) e non è responsabile di ritardi, mancati recapiti o danni derivanti da tali eventi, salvo dolo o colpa grave. L’Utente riconosce e accetta che i log tecnici delle trasmissioni sono conservati dal Fornitore esclusivamente per finalità di sicurezza, monitoraggio e tutela legale, nel rispetto delle normative vigenti.

8) Proprietà intellettuale e licenza

8.1 Titolarità. Piattaforma, marchi, loghi, codice e materiali sono di titolarità del Fornitore o concessi in licenza.
8.2 Licenza d’uso. Concessa licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile all’Utente per la durata del rapporto, per il solo utilizzo del Servizio.
8.3 Restrizioni. Vietati copia, modifica, distribuzione, reverse engineering, elusione misure di sicurezza, rivendita o sublicenza non autorizzata.

9) Contenuti e condotta

È vietato caricare o diffondere contenuti illeciti, diffamatori, osceni, discriminatori, o lesivi di diritti di terzi (marchi, copyright, privacy). È vietato l’uso del Servizio per attività fraudolente o spam.

10) Garanzie, limitazioni ed esclusioni di responsabilità

10.1 Fornitura “as is”. Il Servizio è fornito “così com’è” e “come disponibile”, senza garanzie di continuità, assenza di errori o idoneità ad uno scopo particolare.
10.2 Limitazione di responsabilità. Nei limiti massimi consentiti, il Fornitore non risponde di danni indiretti, consequenziali, speciali o punitivi derivanti dall’uso o impossibilità d’uso del Servizio. La responsabilità complessiva del Fornitore verso l'Utente non supererà l’importo pagato dall'Utente a Beaukee nei 12 mesi antecedenti l’evento dannoso. Restano salvi i diritti inderogabili dei consumatori.
10.3 Forza maggiore. Il Fornitore non risponde di ritardi/inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore o fuori dal ragionevole controllo (es. disservizi rete/hosting/terzi).

11) Indennizzo

L’Utente manleva e tiene indenne il Fornitore (e amministratori/dipendenti/collaboratori) da pretese/azioni/danni derivanti da: (i) uso improprio del Servizio; (ii) violazione delle Condizioni; (iii) uso non autorizzato di dati acquisiti tramite il Servizio; (iv) inadempienze relative a servizi di terzi integrati.

12) Disponibilità del servizio e manutenzioni

Il Fornitore può effettuare manutenzioni (con o senza preavviso in caso di urgenza). Malfunzionamenti riconducibili a fornitori terzi (hosting, rete, PSP) non sono imputabili al Fornitore.

13) Assistenza

Assistenza secondo canali/orari indicati sul sito o nel piano sottoscritto. Le richieste devono essere formulate con ragionevole dettaglio.

14) Sospensione e cessazione

Il Fornitore può sospendere/chiudere l’Account in caso di violazioni di legge/Condizioni, mancati pagamenti, rischi per sicurezza/integrità. L'Utente può cessare in qualsiasi momento, fermo l’adempimento di obbligazioni pendenti (commissioni/canoni maturati).

15) Protezione dei dati personali (GDPR)

15.1 Informativa. Il trattamento dei dati personali avviene secondo l’Informativa Privacy pubblicata sul sito.
15.2 Ruoli. Per i dati dei Clienti finali trattati ai fini di prenotazione, l'Utente è Titolare del trattamento; Beaukee agisce quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
15.3 DPA. Il rapporto Utente–Beaukee è regolato dall’Accordo di Trattamento Dati (DPA) di cui all’Allegato A, parte integrante delle presenti Condizioni.
15.4 Diritti e sicurezza. Il Fornitore adotta misure tecniche/organizzative adeguate e assiste l'Utente, nei limiti del servizio, per esercizio dei diritti, data breach e valutazioni d’impatto ove pertinenti.

16) Sicurezza e backup

Il Fornitore adotta misure adeguate al rischio per proteggere la Piattaforma. Nessuna misura garantisce rischio zero: l’Utente deve custodire le credenziali e usare dispositivi aggiornati. L'Utente è incoraggiato a mantenere backup/esportazioni dei propri dati quando disponibili.

16-bis) Gestione delle credenziali, Password Policy e sgravio di responsabilità

16.1 Gestione delle credenziali
L’Utente è l’unico responsabile della gestione, conservazione e riservatezza delle proprie credenziali di accesso alla Piattaforma (username, password o eventuali metodi di autenticazione alternativi).
Ogni attività eseguita mediante tali credenziali è considerata effettuata dall’Utente stesso, che si assume piena responsabilità per ogni azione compiuta dal proprio account, anche se da parte di terzi non autorizzati.

Il Fornitore non sarà responsabile per accessi non autorizzati, perdite o danni derivanti dall’uso improprio, dalla mancata protezione o dalla diffusione delle credenziali da parte dell’Utente.

16.2 Password Policy
Per motivi di sicurezza informatica, la Piattaforma prevede un obbligo tecnico di modifica della password almeno una volta ogni 12 mesi.
L’Utente è tenuto a cambiare la propria password entro tale termine e a sceglierne una conforme a standard di sicurezza adeguati, includendo caratteri maiuscoli, minuscoli, numeri e simboli, con una lunghezza minima consigliata di 10 caratteri.

È altresì raccomandato:

- non riutilizzare password già utilizzate in precedenza;

- non adottare password uguali o simili a quelle di altri servizi online;

- non condividere le credenziali con terzi, inclusi collaboratori o dipendenti, salvo mediante sistemi di accesso dedicati.

In caso di mancato aggiornamento della password entro i termini indicati, l’accesso al Servizio potrà essere temporaneamente sospeso fino all’avvenuto cambio.

Il Fornitore non conosce, non memorizza e non può recuperare le password degli Utenti. Eventuali reset delle credenziali avvengono tramite procedura automatica di recupero o mediante autenticazione esterna (SSO).

16.3 Sgravio di responsabilità per uso improprio
L’Utente riconosce che la sicurezza del proprio account dipende anche dal corretto uso delle credenziali e dei dispositivi utilizzati per accedere al Servizio.
Il Fornitore declina ogni responsabilità in caso di:

utilizzo di password deboli o già compromesse;

mancata modifica periodica delle password secondo quanto previsto dalla presente policy;

accessi non autorizzati derivanti da negligenza, disattenzione, o condivisione delle credenziali;

danni diretti o indiretti subiti dall’Utente o da terzi a seguito di tali comportamenti.

L’Utente si impegna a manlevare e tenere indenne il Fornitore da qualsiasi pretesa, sanzione o danno derivante dalla gestione impropria o negligente delle proprie credenziali di accesso.

17) Link e servizi di terzi

La Piattaforma può contenere collegamenti a siti/servizi di terzi. Il Fornitore non controlla né risponde dei relativi contenuti o funzionamento.

18) Modifiche al Servizio o alle Condizioni

Il Fornitore può modificare il Servizio o le presenti Condizioni per esigenze legali/organizzative. Le modifiche hanno effetto dalla pubblicazione o dalla notifica all’Utente. Per gli Utenti, variazioni economiche rilevanti saranno comunicate con preavviso ragionevole quando richiesto.

19) Legge applicabile, foro competente e ODR

Le Condizioni sono regolate dalla legge italiana.

Per controversie con Consumatori, è competente il foro del luogo di residenza o domicilio del Consumatore.

Per controversie B2B (Saloni/Professionisti [Utente]), è competente in via esclusiva il Foro di Milano.
Piattaforma ODR della Commissione Europea: https://ec.europa.eu/consumers/odr/

20) Disposizioni finali

Accordo integrale. Le Condizioni costituiscono l’intero accordo e prevalgono su intese precedenti.
Nullità parziale. L’eventuale invalidità di una clausola non pregiudica la validità delle restanti.
Cessione. L’Utente non può cedere/trasferire il contratto senza consenso scritto del Fornitore.

21) Comunicazioni e contatti

Per qualsiasi richiesta: info@beaukee.com
PEC: collaborazionidigitali.srl@legalmail.it

22) Entrata in vigore

Le presenti Condizioni si applicano dalla data indicata in testa al documento e sostituiscono ogni versione precedente pubblicata sul sito.

Allegato A — Accordo di Trattamento Dati (art. 28 GDPR)

Premesse. L'Utente è Titolare del trattamento dei dati personali dei propri Clienti finali. Beaukee (Collaborazioni Digitali S.r.l.) agisce come Responsabile per erogare il Servizio di gestione prenotazioni.

1. Oggetto, durata e natura del trattamento
Beaukee tratta per conto dell'Utente i dati necessari a: creazione/gestione account, gestione agenda e prenotazioni, sincronizzazione calendari, invio notifiche, gestione pagamenti tramite PSP (limitatamente ai metadati non finanziari), reportistica, supporto tecnico e log. Durata: per l’intera durata del rapporto e, successivamente, per i tempi strettamente necessari ad adempimenti di legge e tutela diritti.

2. Tipologie di dati e interessati
Dati identificativi e di contatto (nome, cognome, e-mail, telefono), dati su prenotazioni/appuntamenti (date, orari, servizi), dati tecnici/log, dati di pagamento limitati ai riferimenti non sensibili gestiti dalla Piattaforma (i dati completi di carta sono trattati dal PSP). Interessati: Clienti finali dell'Utente e altre utenze autorizzate dall'Utente.

3. Istruzioni documentate del Titolare
Beaukee tratta i dati solo secondo le istruzioni dell'Utente, solo come da contratto e funzionalità della Piattaforma. L'Utente garantisce la liceità del trattamento verso gli interessati (informative, basi giuridiche, consenso ove necessario).

4. Misure di sicurezza
Beaukee adotta misure tecniche e organizzative adeguate (controllo accessi, cifratura in transito, segregazione ambienti, log, hardening). Su richiesta dell'Utente fornisce descrizione generale delle misure.

5. Sub-responsabili
Beaukee può avvalersi di fornitori/sub-responsabili (es. hosting, e-mail, notifiche, servizi di monitoraggio) imponendo obblighi equivalenti. Elenco disponibile su richiesta; l'Utente può opporsi per giustificati motivi.

6. Assistenza al Titolare
Beaukee assiste, nei limiti del servizio, l'Utente per: gestione diritti degli interessati, notifiche di violazioni di dati (data breach) di cui venga a conoscenza, valutazioni d’impatto ove attinenti alla Piattaforma.

7. Violazioni di dati personali
Beaukee informa l'Utente senza ingiustificato ritardo dopo aver avuto conoscenza di una violazione riguardante i trattamenti svolti per conto dell'Utente, fornendo le informazioni disponibili ai sensi dell’art. 33 GDPR.

8. Trasferimenti extra-UE
Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi avvengono nel rispetto del Capo V GDPR (decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altre basi idonee). Le parti si impegnano a mantenere adeguate garanzie.

9. Cancellazione o restituzione dei dati
Alla cessazione del rapporto, Beaukee cancella o restituisce i dati personali trattati per conto dell'Utente, salvo conservazione strettamente necessaria per obblighi di legge o legittima difesa.

10. Audit
Su ragionevole preavviso, Beaukee può mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare la conformità all’art. 28 GDPR e può consentire audit documentali/non intrusivi proporzionati al servizio. Le attività svolte da Beaukee per tale servizio sono da quotare economicamente caso per caso.